Wie weleens een dag voor collega’s heeft geregeld, kent het patroon. Je zoekt een zaal, je boekt ergens anders een activiteit en je eindigt bij een restaurant dat net weer een paar straten verderop zit. Op papier klopt het. In de praktijk ben je een groot deel van de dag bezig met het bij elkaar houden van de groep.
Steeds meer Amsterdamse bedrijven kiezen daarom voor een plek buiten de stad. In dit artikel lees je waarom het in de stad zo vaak stroef gaat, wat er verandert als alles op één locatie zit, hoe zwaar die extra reistijd echt weegt en wat je vooraf moet vastleggen.
Waarom een groepsdag in de stad vaak stroef verloopt
Het begint bij de ruimte. In het centrum is die schaars en dus duur. Een zaal voor veertig man is al lastig te vinden, en heb je er eenmaal een, dan is er meestal geen plek voor een activiteit erbij.
Daar komt het verplaatsen bovenop. Met een grote groep door de stad lopen of met het openbaar vervoer reizen kost meer tijd dan je vooraf inschat. Er raakt altijd iemand achterop en er is altijd iemand die nog even koffie haalt. Drie verplaatsingen op een dag kosten je zo een uur waar niemand iets aan heeft.
En dan het parkeren nog. Wie met de auto komt, betaalt in de stad flink en is soms lang bezig met het vinden van een plek. Voor collega’s die van buiten Amsterdam komen, is dat meestal het minst leuke deel van de dag.
Eén locatie in plaats van drie adressen
Het verschil zit hem vooral in het aantal keren dat je de groep in beweging moet krijgen. Zit alles op één plek, dan hoef je dat maar twee keer te doen: bij aankomst en bij vertrek.
Dat is ook de reden dat bedrijfsuitjes tegenwoordig vaker op één adres worden geboekt, waar de activiteit, het eten en de zaal bij elkaar zitten. Je krijgt dan meestal één prijs per persoon, je hebt één contactpersoon en onderweg hoef je niets meer te regelen. Voor degene die de dag organiseert scheelt dat een hoop losse eindjes.
Een uur rijden valt in de praktijk mee
De meeste mensen schrikken eerst van de reistijd. Toch is één keer een uur rijden vaak minder bezwaarlijk dan drie keer een half uur binnen de stad, zeker omdat je die tijd in de auto gewoon met elkaar doorbrengt.
Een voorbeeld van zo’n plek buiten de stad is De Tuinderij in De Lier, in het Westland. Vanuit Amsterdam ben je er via de A4 in ongeveer een uur. Het is een voormalig tuinbouwbedrijf midden in de polder, ingericht in de sfeer van de jaren zestig, met activiteitenkassen, feestzalen en terrassen aan het water op hetzelfde terrein. Parkeren kan gratis op eigen terrein.
Belangrijker dan de kilometers is wat er aan de andere kant op je wacht. Als je aankomt en meteen kunt beginnen, is dat uur snel goedgemaakt.
Wat je vooraf vastlegt
Een dag buiten de stad staat of valt met een paar afspraken die je van tevoren maakt. Niet ingewikkeld, wel belangrijk. Het overzicht hieronder helpt je daarbij.
| Onderdeel | Wat je vooraf afspreekt |
|---|---|
| Vertrek | Spreek één verzamelpunt en één tijd af. Wie later is, reist zelf. Dat voorkomt dat de hele groep staat te wachten. |
| Vervoer | Ga je met eigen auto’s of regel je vervoer voor de hele groep? Vanaf een man of twintig is samen reizen meestal rustiger. |
| Groepsgrootte | Geef vroeg een aantal door en meld wijzigingen op tijd. Veel locaties werken met een minimum aantal deelnemers. |
| Eten en drinken | Leg vast of je een vast bedrag per persoon betaalt en wat daarin zit. Vraag meteen naar dieetwensen. |
| Begin en eind | Spreek een begintijd en een eindtijd af. Een dag zonder eindtijd loopt bijna altijd uit. |
Wanneer je juist beter in de stad kunt blijven
Eerlijk is eerlijk, het werkt niet in elke situatie. Heb je maar een halve dag, dan gaat een groot deel daarvan op aan reizen. Ook als een deel van je collega’s geen auto heeft, moet je daar rekening mee houden, want het openbaar vervoer naar een buitengebied is beperkter dan in de stad.
Voor een hele dag met een groep van vijftien man of meer wegen die bezwaren meestal niet op tegen het gemak van één locatie. Voor een korte middagsessie kun je beter dichtbij blijven.
Veelgestelde vragen over een groepsdag buiten Amsterdam
Hoeveel reistijd moet je rekenen vanuit Amsterdam?
Richting het Westland ben je met de auto ongeveer een uur onderweg, afhankelijk van het tijdstip. Vertrek je midden in de ochtendspits, houd dan rekening met extra tijd. Een half uur later vertrekken is vaak sneller dan met de hele groep in de file staan.
Vanaf hoeveel personen is dit interessant?
Vanaf een man of vijftien begint het echt uit te maken. Voor kleinere groepen valt er in de stad meestal nog wel iets te regelen. Bij grotere groepen lopen de ruimte, de planning en de kosten in de stad snel op.
Hoe ver van tevoren moet je boeken?
Voor het voorjaar en de zomer is enkele maanden vooruit verstandig, zeker als je een vrijdag wilt. In het najaar en de winter is er vaker ruimte op kortere termijn.
Wat doe je met collega’s die niet mee willen doen?
Vraag daar vooraf naar. Op de meeste locaties is er ook iets te doen voor wie niet meedoet, of kan iemand rustig toekijken zonder dat de rest daarop moet wachten. Meld het bij het boeken, dan kan het programma daarop worden afgestemd.
Is een dag buiten de stad duurder?
Niet per se. In de stad betaal je vaak apart voor de zaal, het eten en de activiteit, plus vervoer en parkeren. Buiten de stad krijg je meestal één bedrag per persoon. Reken beide varianten door voordat je een conclusie trekt.
